Privacyprotocol

PRIVACYPROTOCOL

In dit privacyprotocol geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KBO Zuid-Holland en de aangesloten verenigingen.

Wij streven ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Persoonsgegevens verdienen bescherming

Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp dat aandacht verdient. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal plaatsvindt, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor verenigingen.

Van wie worden persoonsgegevens verwerkt?

KBO Zuid-Holland en onze KBO-afdelingen verwerken persoonsgegevens van mensen met wie we direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Leden en vrijwilligers van bij KBO aangesloten verenigingen;
• Mensen die interesse tonen in het lidmaatschap van een van de aangesloten verenigingen of die in het verleden lid zijn geweest;
• Ontvangers van het Magazine;
• Mensen die als niet-lid deel hebben genomen aan door KBO of een van de aangesloten verenigingen georganiseerde activiteiten en/of acties;
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

KBO-afdelingen verwerken persoonsgegevens in het ledenadministratiesysteem Leaweb.

Waarvoor worden persoonsgegevens verwerkt?

Om lid te kunnen worden van een KBO-vereniging of om een andere relatie aan te gaan, zijn persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kan de communicatie en informatie op de passende wijze verzorgd worden.

Leden en relaties willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en adresgegevens gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te verschaffen over aan het lidmaatschap  gerelateerde zaken zoals het toesturen van (afdelings-)nieuws, uitnodigingen voor activiteiten en het magazine. Bij vragen aan bijvoorbeeld het bureau van KBO Zuid-Holland, verwerken wij persoonsgegevens om leden en relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Verwerking van bijzondere persoonsgegevens?

We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke- of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel: lidmaatschap en de deelname aan activiteiten. Het is belangrijk dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.

Hoe gaan we om met persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.

Wie kan er bij persoonsgegevens?

Binnen het organisatieonderdeel waar iemand lid van is kan degene die belast is met de ledenadministratie de lidmaatschapsgegevens inzien en ook wijzigingen aanbrengen. Ook medewerkers van het bureau KBO Zuid-Holland kunnen gegevens inzien als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

De autorisatiestructuur binnen de ledenadministratie is vastgelegd in een handleiding. Daarin is onder meer vastgelegd wie toegang heeft tot de ledenadministratie en hoe de toekenning van rechten (inzage, verwerking e.d.) precies in zijn werk gaat.

Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen

We wisselen geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij er een gerechtvaardigd doel daarmee gediend wordt en met deze partij een verwerkersovereenkomst is overeengekomen (bijvoorbeeld voor de ledenadministratie of het hosten van de website).

Hoe lang worden gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde voorschriften.

Cookies e.d. op de website

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website – na uw toestemming – wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Cookies hebben een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden.

Niet-persoonsgebonden informatie van bezoekers over het gebruik van deze website worden bewaard, zoals de datum en tijd waarop de website is bezocht, het type browser, browser-taal, het Internet Protocol (IP-) adres van de gebruikte computer, het aantal hits, welke pagina’s en sub-pagina’s eerder zijn bezocht en de duur van de gebruikerssessie. Via een bezoek aan de website worden geen persoonsgegevens bewaard, tenzij u daarvoor kiest en deze informatie specifiek vermeldt.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Zijn verwerkte gegevens in te zien?

Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die zijn verwerkt. Neem daarvoor contact op met de ledenadministratie van de afdeling. Indien gewenst kunt u ook verzoeken om de geregistreerde gegevens te wijzigen of te verwijderen.

Waar kan men terecht met een vraag of een klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan men terecht bij de afdeling waarvan men lid is.

Juli 2024